Angesichts der Betriebswichtigkeit und Dynamik von IKT, sollten IKT-Investitionsvorschläge mit der entsprechenden Umsicht, Sorgfalt und Vernunft erwogen werden. Bedenken des Verwaltungsrats und der Geschäftsführung entstehen oft nicht wegen des Umfangs der Investition an sich, sondern hauptsächlich wegen des Grads der Zuverlässigkeit in Bezug auf beispielsweise: Eignung der empfohlenen Technologie für die Bedürfnisse des Trägers und seines strategischen Plans; Bereitstellung der versprochenen Kapazitäten und Dienste; Vorwegnahme der Auswirkungen auf und Interaktion mit bestehenden IKT-Plattformen; und etwaige versteckte und indirekte Kosten durch Ergänzungs- oder Wartungsprodukte und -dienste.
Die Träger der sozialen Sicherheit müssen sich Herausforderungen bei der Verwaltung von Investitionen in IKT-Elemente stellen, die aus einer komplexen Kombination aus Hardware, Softwarelizenzen, Softwareanwendungen und Diensten bestehen. Hierzu zählt nicht nur der Einkauf von Elementen („einmalige“ Investition), sondern auch wiederkehrende (z. B. jährliche) Zahlungen für die Verlängerung von Softwarelizenzen, technischen Support und Verträge für IKT-Dienste ganz allgemein. Dazu sollte ein Kostenmodell für den gesamten Lebenszyklus der IKT-Produkte und Dienstleistungen innerhalb des Trägers befolgt werden, wie es in den Leitlinien der IVSS über Good Governance empfohlen wird.
All diese IKT-Elemente (Hardware, Software, Dienste) helfen dem Träger, seine Aufgabe zu erfüllen und spezifische Ziele zu erreichen. Daher muss der Entscheidungsfindungsprozess zu den Chancen von IKT-Investitionen den erwarteten Ertrag der Investition (return on investment) und auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigen.
Um Ertrag und Kosten-Nutzen von IKT-Investitionen besser zu steuern, muss der „Wert der erwarteten Ergebnisse“ von IKT-Tätigkeiten, die Investitionen erfordern, analysiert und definiert werden.
Diese Gruppe von Leitlinien beginnt mit der Definition des Wertekonzepts für die wichtigsten IKT- Tätigkeiten und zeigt Ansätze zur Optimierung der Anwendung auf. Das Wertekonzept soll die Wichtigkeit der Ergebnisse messen, die von dem Träger mithilfe von IKT-Tätigkeiten erreicht werden sollen (d. h. ihnen Zielwert zuweisen). Wenn diese Ergebnisse quantitativer Art sind (z. B. die Anzahl von Personen, Arbeitgebern oder Transaktionen, einzuziehende oder auszuzahlende Beträge), fällt es relativ leicht, den Wert zu bestimmen. Wert kann sich aber auch auf das Erreichen ordnungspolitischer Ergebnisse, auf die Verbesserung der Dienstleistungsqualität, auf das Risikomanagement und auf die Einhaltung der Gesetze und Bestimmungen beziehen. Während das Wertekonzept sich auf die Erfüllung der strategischen Pläne des Trägers mit den dafür vorgesehenen Ressourcen bezieht, betrifft die Erbringung von Wert die Einhaltung von Wertvorgaben während des gesamten Erbringungszyklus. Dabei wird sichergestellt, dass IKT-Tätigkeiten die versprochenen Leistungen gegenüber der Strategie liefern, insbesondere für die Kostenoptimierung und den Nachweis des eigentlichen Werts der IKT-Elementen (Hardware, Software, Dienste).
Ziel des IKT-bezogenen Wertmanagements ist es, den Wert zu optimieren und es einer Organisation zu ermöglichen:
- ihre Ansicht klar zu definieren und zu kommunizieren, was Wert ausmacht und für wen;
- Investitionen auszuwählen und zu tätigen;
- ihre Anlagen zu verwalten und den Wert mit dem bezahlbaren Einsatz von Ressourcen und einem akzeptablen Risikoniveau zu optimieren.
Weitere wichtige Eigenschaften von IKT-Elementen, in die die Träger investieren, sind ihre Vielseitigkeit, Wechselbeziehungen und Lebenszyklusmerkmale. Um damit möglichst konsequent umzugehen, kann der Gesamtbestand an IKT-Elementen wie ein Portfolio von Hilfsmitteln zur Verwirklichung von IKT-gestützten Diensten der sozialen Sicherheit verwaltet werden. So lässt sich ein IKT-Portfolio als die Gesamtheit der „Gegenstände von Interesse“ (Hardware und Software, IKT-Dienste, IKT-Projekte, andere IKT-Anlagen oder Ressourcen) definieren, die verwaltet und überwacht werden, um den Geschäftswert zu optimieren. Für Träger der sozialen Sicherheit ist die systematische Verwaltung ihres IKT-Portfolios wesentlich, um die erwarteten Erträge auf IKT-Investitionen zu erhalten und die Kosten-Nutzen-Verhältnisse befriedigend zu gestalten.Daher wird in diesen Leitlinien empfohlen, die IKT-Investitionen auf einer Portfoliobasis vorzunehmen und ein Kostenmodell für den gesamten Lebenszyklus zu befolgen. Die Verwaltung von IKT-Investitionen über Vermittlung oder Verträge ist eine Herausforderung an sich.
Schließlich, und dies ist nicht weniger wichtig, bedeutet die Verwaltung von IKT-Investitionen eine ständige Überwachung und Evaluierung der Ergebnisse. In diesen Leitlinien wird empfohlen, dies auf verschiedenen Ebenen zu tun: Überwachung und Evaluierung des Gesamtwertes der IKT-Tätigkeiten, der Performance des IKT-Portfolios und der spezifischen Ergebnisse von IKT-Tätigkeiten auf der Grundlage des Kostenmodells des Trägers für den gesamten Lebenszyklus.