Gli istituti di previdenza sociale svolgono un ruolo fondamentale nella società. In quanto principale punto di contatto tra governo e cittadini, tali istituzioni aiutano le persone in situazioni in cui hanno bisogno di supporto e consulenza. I cittadini devono essere in grado di sapere dove cercare supporto e sapere quale supporto è disponibile, come accedervi utilizzando il canale di servizio prescelto e quali sono i loro diritti e responsabilità. Soprattutto, l'istituzione deve mantenere la sua promessa se vuole guadagnarsi la fiducia dei cittadini.

Le istituzioni di sicurezza sociale hanno l'importante dovere di informare i cittadini sui loro diritti e responsabilità e di aiutarli a prendere decisioni informate, in particolare per quanto riguarda le conseguenze a lungo termine di tali scelte. Questo è il motivo per cui dovrebbero essere proattivi nel raggiungere e nel comunicare informazioni pratiche con il pubblico previsto in un modo che sia facilmente comprensibile e attraverso i canali appropriati, in modo tempestivo.

L'espansione della comunicazione digitale nella società crea nuove possibilità per un maggiore accesso alle informazioni in "tempo reale", in cui i cittadini sono direttamente in relazione quasi permanente con le istituzioni e le altre parti interessate. In questo contesto, è fondamentale avere una chiara comprensione di ciò che rappresenta l'istituzione, qual è il suo mandato, quali programmi e servizi offre e quali diritti e responsabilità hanno i cittadini.

Fornire un maggiore accesso alle informazioni attraverso una serie di canali può anche presentare nuove sfide. Uno di questi risiede nella frammentazione del contesto comunicativo. È quindi fondamentale avere un'adeguata comprensione di quanto fortemente la consapevolezza pubblica sui problemi di sicurezza sociale possa essere influenzata dai gruppi di pressione o addirittura dagli algoritmi.

La chiave per un istituto di previdenza sociale di successo sta nel collegare le parti interessate esterne e interne pertinenti (ad esempio beneficiari, contributori, datori di lavoro, parti sociali, politici, dipendenti del sistema di sicurezza sociale, media, ecc.) Per condividere informazioni, conoscenze, competenze, esperienze e opinioni e, in ultima analisi, creare valore aggiunto a beneficio di tutte le parti coinvolte.

Una funzione di comunicazione efficace dovrebbe comportare:

• Cittadini informati che comprendono i vantaggi e le responsabilità connessi ai sistemi di sicurezza sociale;
• Informazioni rese disponibili in modo tempestivo, accessibile e adattato alle esigenze dell'utente, sia esso esterno (cittadino, partner) o interno (dipendente);
• Migliore fornitura di servizi di qualità e contenimento dei costi aumentando la conoscenza generale e incoraggiando il self-service, riducendo così i carichi di lavoro del personale in prima linea;
• Una maggiore fiducia del pubblico nella capacità dell'istituzione di portare a termine il proprio mandato, contribuendo in definitiva a far sì che i suoi messaggi vengano adottati dal pubblico;
• L'istituzione di un'unità di comunicazione responsabile della condivisione delle informazioni e dei messaggi chiave dell'istituzione.

La Linee guida ISSA sulla comunicazione da parte delle amministrazioni della previdenza sociale fornire un quadro generale per il buon governo e la gestione sistematica delle pratiche di comunicazione. Poiché la comunicazione dovrebbe essere sistematicamente collegata alla gestione dei rischi dell'organizzazione, queste Linee guida dovrebbero supportare l'istituzione di controlli appropriati e la gestione del rischio. Questi standard professionali internazionali sono stati sviluppati da un'ampia consultazione con esperti e membri ISSA in tutto il mondo.