La institución de seguridad social debe contar con un mandato jurídico y financiero que defina su papel de promotora de la salud en el lugar de trabajo. El mandato estipula el margen de acción de la institución y reconoce servicios personalizados y actividades comunitarias de promoción de la salud en el lugar de trabajo. El mandato establece un derecho estatutario a servicios de promoción de la salud para los asegurados. También puede estipular que una cuantía específica del presupuesto del seguro social de salud se destine a la promoción de la salud (en el lugar de trabajo). La legislación es también necesaria para definir los límites en el marco del seguro de salud entre las actividades de salud pública y las de promoción de la salud del Estado y establece plataformas de coordinación y colaboración.
La obtención de un mandato jurídico y financiero exige la presencia de un entorno de políticas propicio para el marco legislativo. Un entorno de políticas propicio se basa en la defensa de la promoción de la salud en el lugar de trabajo y en su afinidad con la estrategia de salud general. El mandato determina el alcance y las reglas financieras y se incorpora en las reglas oficiales de implementación de la promoción de la salud en el lugar de trabajo. Las actividades de promoción de la salud en el lugar de trabajo deben diseñarse de modo que se garantice un acceso equitativo a toda la población asegurada. Por lo tanto, la promoción de la salud en el lugar de trabajo puede servir de mecanismo para reducir las desigualdades en materia de salud. Es posible comunicarse con los individuos y grupos en situación de riesgo y con la población “sana” a través del lugar de trabajo. Sin embargo, los programas de promoción de la salud deben concordar con los objetivos de la empresa y formar parte de la estrategia comercial y del proceso de mejora continua que conduce a la empresa a la excelencia. Debido a que la implementación del mandato se vincula estrechamente con los derechos estatutarios de la población asegurada, la institución de seguridad social puede, por supuesto, considerarse responsable. Deben existir sistemas de elaboración de informes que garanticen la transparencia de las acciones y de los recursos.