Las operaciones y las decisiones estratégicas de la seguridad social se basan en la disponibilidad crucial de datos sobre las personas y las partes interesadas en los programas sociales administrados por las instituciones. Por consiguiente, la fiabilidad de estas operaciones y adjudicaciones depende en gran medida de la fiabilidad de los datos empleados. Entre los grandes volúmenes de datos administrados por las instituciones de seguridad social hay un subconjunto esencial común a los programas sociales y su calidad y administración ejercen una gran influencia en las actividades generales de las instituciones de seguridad social.
De acuerdo con Allen Dreibelbis et al., “En los esfuerzos de las empresas por volverse más ágiles gracias a la implementación de sistemas de información que respaldan y facilitan el cambio de requisitos de negocios, la gestión de información esencial, como la información sobre los clientes o productos, se vuelve cada vez más importante. Denominamos a esta información datos maestros.” (Enterprise master data management: An SOA approach to managing core information, Pearson Education, 2008). Los datos maestros se han definido como “los datos más fiables y exactos sobre entidades de negocios esenciales usados para establecer el contexto para los datos sobre transacciones. Los valores de los datos maestros se consideran preciosos” (Mark Mosley et al., DAMA guide to the data management body of knowledge, Technics Publications, 2010).
Los datos maestros en las instituciones de seguridad social consisten en el subconjunto de todos los datos administrados necesario para aplicar los programas sociales. Los sistemas que administran estos datos se conocen también como “sistemas de información corporativos” o “registros únicos”. Son de particular relevancia porque ofrecen un marco institucional estructurado y único de los conceptos más importantes usados en la institución: empleados, beneficiarios, familias, contribuyentes, historia laboral de los empleados, etc. Las instituciones de seguridad social precisan sistemas de información fiables capaces de soportar todas las operaciones de datos maestros y de gestión de datos maestros. Es importante que dichos sistemas de información gestionen de la mejor manera posible la calidad de los datos en lo relativo a su integridad y su exactitud.
En el glosario publicado por Gartner se define la gestión de datos maestros (Master Data Management – MDM) como “el ámbito basado en la tecnología en el que los equipos operativos e informáticos trabajan juntos para garantizar la uniformidad, la exactitud, la administración, la coherencia semántica y la responsabilidad de los activos de datos maestros compartidos en el seno de una institución”.
A su vez, la gestión de datos maestros se define en DAMA guide to the data management body of knowledge como “el proceso de definición y afirmación de cómo se crearán, integrarán, mantendrán y usarán los datos maestros en toda la empresa. Los desafíos de la gestión de datos maestros son: i) determinar los datos más precisos y valiosos a partir de datos posiblemente contradictorios y ii) usar los datos valiosos en lugar de otros menos exactos”.
Las siguientes directrices tratan sobre los conceptos y actividades en relación con la gestión de datos maestros, así como los aspectos institucionales de la implementación de datos maestros en organizaciones de seguridad social. Expanden la Directriz 17, Desarrollo de un modelo y un sistema de datos maestros, Sección A.5, Gestión de los datos y de la información.
Las instituciones de seguridad social precisan administrar estos datos por medio de una clara atribución de las responsabilidades de decisión y autoridad, desde el punto de vista estratégico de la organización. Esta actividad se conoce como “gobernanza de datos”. Si se trata de datos maestros, a veces se la llama gobernanza de datos maestros. Cuando se planifican varias acciones relacionadas con la gobernanza de datos maestros para preparar el terreno para una implementación determinada, se puede decir que se diseña y ejecuta un “programa de gobernanza de datos maestros” (MDGP, por Master Data Governance Programme).
Para trasladar un programa de gobernanza de datos maestros al nivel táctico u operativo, el grupo de gestión de datos maestros, formado por los propietarios de datos y los administradores de datos deben ejecutar las operaciones de gestión de datos asistidos por un “programa de gestión de datos maestros” (MDMP, por Master Data Management Programme). Los miembros del personal a cargo del programa de gobernanza de datos maestros conforman el consejo o comité de gobernanza de datos maestros. Los miembros del personal a cargo del programa de gestión de datos maestros conforman el “grupo de gestión de administración de datos maestros”, la “comisión de administración de datos maestros” o el “comité de gestión de datos maestros”, en función de la estructura organizativa de la institución”.
Existe una correlación entre los programas de gobernanza de datos maestros (MDGP) y los programas de gestión de datos maestros (MDMP). Los MDGP hacen corresponder las iniciativas de datos maestros con los objetivos institucionales a fin de sublimar el valor de los datos maestros, conforme al programa de gobernanza de datos. Los MDMP implementan y mantienen los sistemas de información de datos maestros que facilitan las operaciones de datos maestros. En términos más generales, existen tres grandes comunidades de partes interesadas que desempeñan diversas funciones en la gestión de datos maestros: i) la gobernanza de datos; ii) las tecnologías de la información; y iii) los responsables de datos.
Para llevar a cabo las actividades definidas en estas directrices, las instituciones de seguridad social deben constituir equipos dotados de las competencias y el mandato adecuados. La supervisión de los programas de gobernanza y de gestión de datos maestros es muy importante para comprobar que se estén ejecutando de conformidad con las metas y los objetivos de la institución de seguridad social. En el marco de estas directrices, distinguimos las siguientes instancias:
- Nivel ejecutivo – Junta directiva de gestión de la información
La institución debe constituir una junta directiva de gestión de la información (Information Management Steering Board – IMSB). La función de la junta directiva es promover, aprobar, comprender y defender el plan y la política de gobernanza estratégica de los datos en el nivel más alto de la organización, a saber, el nivel ejecutivo o de la alta dirección. La junta directiva debe comunicarse de forma eficaz con las áreas operativas de la institución para trasladar las expectativas y los requisitos en materia de gobernanza de los datos y para identificar y priorizar las iniciativas de datos. Para ello se necesitará una buena formación y comprensión por parte del personal directivo de la institución. La junta delega la responsabilidad de la toma de decisiones estratégicas al consejo de gobernanza de datos.
La junta directiva es responsable de:
- establecer una visión estratégica de la relevancia de la gestión de datos maestros para las funciones de seguridad social inscritas en el mandato de la institución;
- impulsar la evolución institucional y cultural hacia una gestión corporativa de los datos fundamentales en toda la institución;
- respaldar, entre otras cosas, el programa de gobernanza de datos maestros en toda la institución como pilar para las actividades de la institución. Esto supone medidas presupuestarias e institucionales.
- Nivel estratégico – Consejo de gobernanza de datos maestros
La función del consejo de gobernanza de datos maestros es adquirir conocimientos sobre lo que significa la gobernanza de datos, cómo puede y de qué manera servirá a la organización y qué significa recurrir a los propietarios y responsables de datos. El consejo ofrece orientación, asume la responsabilidad de las actividades del programa y aprueba cuestiones como la política de datos, los métodos, las prioridades y las herramientas. Asimismo, promueve la gobernanza participando activamente en la mejora de las prácticas en materia de datos. Adopta decisiones en materia de datos a nivel estratégico de manera oportuna, teniendo en cuenta los conocimientos necesarios para tal fin, y se reúne periódicamente para mantenerse informado sobre las actividades del programa.
Este consejo es responsable de:
- nombrar a representantes de alto rango de funciones de propiedad de datos que puedan tomar decisiones acerca de los datos maestros de la institución;
- nombrar a los miembros del grupo de gestión de datos maestros;
- aprobar las decisiones del grupo de gestión de datos maestros;
- aprobar las políticas relacionadas con los datos maestros.
- Nivel táctico – Grupo o comité de gestión de datos maestros
Para mejorar la coordinación en materia de datos, ya sea entre los servicios o entre las instituciones, y para facilitar la aplicación de las políticas de datos dentro de la institución, deberán establecerse varios comités, redes y comunidades, que estarán representados en la gobernanza de datos institucional como grupos de gestión de datos.
Un grupo de gestión de datos es una red, organismo, comité o comunidad de práctica formal o informal que se encarga de determinados asuntos relacionados con los datos maestros en los procesos operativos, en el análisis de datos o en la estandarización de datos.
Cada grupo de gestión de datos tiene un mandato claro que aprueba el consejo de gobernanza de datos tras solicitar su formación. Algunos grupos pueden ser permanentes, mientras que otros pueden estar activos durante un determinado periodo de tiempo. La junta directiva de gestión de la información tendrá una visión de conjunto de los grupos existentes y deberá ser consultada antes del establecimiento de nuevos grupos.
Este comité, o grupo, es responsable:
- realizar proyectos de desarrollo del sistema de datos maestros;
- mantener la pericia institucional en materia de datos maestros de seguridad social;
- mantener el significado y el valor de los datos;
- realizar recomendaciones con respecto a las decisiones en materia de datos y de los procedimientos relacionados con la escritura de datos.
A fin de abordar los puntos necesarios, se reconocen los siguientes componentes de la arquitectura de datos maestros:
- la arquitectura del sistema de datos maestros, a cargo de almacenar y apoyar las operaciones de datos maestros. La arquitectura debe ofrecer los medios para alcanzar los requisitos funcionales y no funcionales establecidos en la institución y tal vez precise tener en cuenta la interacción con instituciones externas, es decir la posibilidad de acceder a datos y de ofrecerles servicios;
- la arquitectura de los sistemas de gestión de datos maestros, que debería asistir en las operaciones específicas de datos maestros, por ejemplo las relacionadas con la limpieza de datos maestros, el perfilado de datos maestros y la configuración de la gestión de datos maestros (tanto las entidades como los modelos);
- la arquitectura del sistema de gobernanza de datos maestros, que debería prestar apoyo a las diversas acciones relacionadas con el programa de gobernanza de datos maestros. Por ejemplo, debería proporcionar los componentes de software de supervisión y eficiencia.
Estos componentes se examinan en las presentes Directrices con la finalidad de ayudar a las instituciones de seguridad social en sus iniciativas de desarrollo de una solución integradora.
Para comprender lo mejor posible todos los conceptos presentados en este documento, se recomienda consultar las siguientes normas internacionales, de jure y de facto, que se han usado como referencia para fundamentar determinadas directrices (en orden alfabético):
- COBIT® 4 y COBIT® 5
- DAMA-DMBOK (2009) y/o (2015)
- ISO 20000 e ITIL®
- ISO 27000
- ISO 38500
- ISO 8000, partes 100 a 140
- La Sección C.1.1, Gobernanza de datos maestros y gestión de datos maestros, trata sobre las decisiones institucionales que deben tomarse para orientar el diseño y la ejecución de proyectos de datos maestros y las operaciones diarias. La sección comienza con el diseño de programas de datos maestros alineados con los principios institucionales de gobernanza de las TIC. Luego se define una estrategia y plan de acción que incluye el alcance preliminar de los datos maestros. La última directriz de la sección trata sobre la cuestión de determinar y optimizar el valor de los datos maestros y pretende ofrecer elementos para fundamentar las decisiones de inversión en sistemas de datos maestros.
- LaSección C.1.2, Gestión de la calidad de los datos maestros, aborda las cuestiones fundamentales en relación con la administración de la calidad y la fiabilidad de los datos maestros. Estas directrices se centran en las recomendaciones específicas para administrar la calidad de los datos maestros por medio de medidas preventivas y correctivas.
- La Sección C.1.3, Arquitectura, diseño e implementación de datos maestros, examina las actividades necesarias para la implementación de sistemas de datos maestros, partiendo de la especificación de las arquitecturas, seguida de la gestión de la implementación y de los cambios y finalizando con las funciones de interoperabilidad y seguridad que deben considerarse en los sistemas de datos maestros.
Las instituciones de seguridad social también deben observar los seis principios de la Sección A.1 cuando adopten sistemas de datos maestros. Las siguientes directrices pretenden facilitar la implementación de dichos sistemas de gestión de datos maestros, centrándose en la optimización del valor de los datos maestros. La primera etapa consiste en establecer un programa de gobernanza de los datos maestros.
Los datos maestros pueden considerarse entre los recursos más importantes para el buen desempeño de las instituciones de seguridad social. Cabe destacar que la gestión de datos maestros es al mismo tiempo una función institucional o corporativa y una función tecnológica. La parte más difícil es establecer vínculos adecuados entre estas dos funciones.
Las presentes directrices se dividen en cuatro secciones: