La institución se dota de una base de datos para registrar las cotizaciones abonadas durante la vida de un trabajador y de procesos sistemáticos de actualización de esta base de datos.

Para preservar la integridad del sistema de seguridad social, es importante mantener un registro histórico de las cotizaciones abonadas para tener derecho a eventuales prestaciones de seguridad social, por ejemplo las pensiones.