Excelencia en la administración

  • Directrices de la AISS:
  • Recaudación y Cobranza de Cotizaciones

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Recaudación y Cobranza de Cotizaciones -
Definición de un sistema de recaudación y cobranza de cotizaciones

Estas directrices pretenden abarcar todos los elementos indispensables de un sistema de recaudación y cobranza de cotizaciones. Algunos de estos elementos son necesariamente de carácter general como los que atañen a la misión, la estrategia, la comunicación, etc. y podrán aplicarse a otros contextos de la seguridad social. Otros, en cambio, se refieren específicamente a la recaudación y cobranza de cotizaciones:

  • un proceso de registro. Deberá ser amplio y abarcar a todas las personas sujetas al pago de cotizaciones y a otras partes, como los empleadores que intervienen en el proceso de recaudación junto con los bancos y las instituciones financieras no bancarias;
  • un proceso para determinar la responsabilidad de los asegurados y de sus empleadores y las cotizaciones que se adeudan;
  • un proceso de validación para garantizar la exactitud de las cotizaciones pagadas;
  • un proceso para recaudar estas cotizaciones;
  • un proceso de registro de las cotizaciones pagadas por un cotizante durante su vida, datos que la entidad responsable del pago de las prestaciones podrá utilizar posteriormente para determinar la cuantía de las prestaciones de seguridad social pendientes de pago. Si este proceso es defectuoso, y las cotizaciones no se inscriben como es debido en la cuenta individual del cotizante, la confianza en el sistema de seguridad social en general se verá menoscabada;
  • un enfoque basado en los riesgos para verificar el cumplimiento y el control del fraude en estos procesos. Esto deberá incluir unidades para la detección del fraude y la inspección de los registros para garantizar que los cotizantes y los empleadores cumplan con sus obligaciones;
  • un proceso de gestión de las deudas para lograr el pago de las cotizaciones cuando no se cumplan las obligaciones;
  • un procedimiento coercitivo mediante la intervención de tribunales para recaudar las cotizaciones adeudadas si el cotizante o el empleador se niegan a pagarlas;
  • una serie de procesos operativos que conecten todos estos elementos fundamentales y especifiquen los flujos de información entre las diferentes partes de la organización u organizaciones implicadas.

Para desarrollar estos elementos específicos, las instituciones deberán considerar las responsabilidades relativas de la institución y del ciudadano en el contexto del sistema general de seguridad social de un país determinado. Por ejemplo, ¿hasta qué punto la institución rastreará las cotizaciones pagadas que no figuran en la cuenta de un cotizante y cuál es la responsabilidad de este en el mantenimiento correcto de sus registros?

Estos aspectos concretos se analizan en las directrices que figuran en las Partes B (Estrategia), C (Procesos operativos) y D (Control del fraude). Las directrices abordan también aspectos que, aun siendo muy importantes, no son exclusivos de las funciones de recaudación y cobranza de cotizaciones, como la definición clara de la misión y los mandatos de la institución, la aplicación de la planificación estratégica y la mejora permanente de las prácticas, la colaboración con otras organizaciones y el desarrollo de una cultura de seguridad social.